Client: Mega Image
Mega Image este una dintre primele retele de supermarketuri aparute pe piata locala. Compania face parte din retailerul international Delhaize. In prezent, Mega Image este unul dintre cele mai mari lanturi de supermarketuri din Romania. Reteaua cuprinde 93 de magazine si activeaza in orase precum Bucuresti, Ploiesti, Constanta, Brasov si Pitesti
Evidenta completa a documentelor si versiunilor
Odata cu cresterea constanta a nivelului productiei, Electroarges s-a confruntat cu un numar tot mai ridicat de operatiuni si documente ce necesitau gestionare. In cadrul companiei, in cele 30 de departamente existente se creau zilnic aproximativ 100 de documente, fiecare avand in medie 4 versiuni intermediare pana la varianta finala. Se preconiza ca numarul acestora va creste cu aproximativ 20% in fiecare an.
In acest context, administrarea documentelor generate in activitate desfasurata presupunea un efort considerabil, motiv pentru care s-a simtit nevoia pentru un sistem performant de management al documentelor.
Eficientizarea fluxurilor de documente
In urma analizei operatiunilor interne ale companiei, iQuest a optat pentru implementarea unei solutii bazate pe automatizarea a 7 fluxuri diferite de documente. Pentru fiecare flux s-au avut in vedere o serie de parametri specifici: utilizatori, roluri si responsabilitati, departamente implicate, avertizarea in cazul neefectuarii la timp a unei sarcini, drepturi de creare, template-uri de documente, modificare si vizualizare documente.
In plus la elaborarea fluxurilor au fost luate in considerare si alte aspecte precum: ciclul de viata al fiecarui tip de document, starile posibile ale unui document, precum si tranzitia unui document dintr-o stare in alta.Solutia implementata ofera o serie de functionalitati ce permit utilizatorilor:
- vizualizarea tuturor documentelor nefinalizate sau finalizate
- verificarea starii curente a oricarui document (ce utilizator este responsabil, in cat timp trebuie efectuata o anumita sarcina, in ce consta sarcina de indeplinit in legatura cu acel document)
- vizualizarea istoricului oricarui document (cate versiuni intermediare au existat, utilizatorii care au facut modificari asupra documentului, data modificarilor, totalul timpului scurs de la crearea unui document pana la finalizarea lui)
Fluidizarea operatiunilor interne
In urma folosirii de catre utilizatori a sistemului automat de management al documentelor:
- s-au redus timpii morti dintre modificarile consecutive ale documentelor
- alocarea resurselor umane a fost imbunatatita
- responsabilitatea utilizatorilor a crescut
- calitatea finala a documentelor s-a imbunatatit vizibil
- volumul de documente fizice a fost redus semnificativ