De multe ori, patronii si managerii din Romania, ajung la momentul in care trebuie sa faca o alegere extrem de dificila pentru ei, si anume, sa aleaga aplicatie ERP care sa se potriveasca cat mai bine firmei pe care in mod responsabil o conduc. Si atunci isi pun intrebarea: Care aplicatie ERP este mai buna? … si mai precis, care este diferenta intre eBS si SAP? Aceeasi dilema am auzit-o si de la alti implementatori, dar si de la diverse alte persoane curioase.

Deci, care aplicatie este mai buna, eBS sau SAP ? Sincer, este foarte greu de apreciat asta, atunci cand vine vorba de cele doua aplicatii mamut, pentru ca din punct de vedere al functionalitatilor acoperite sunt destul  de asemanatoare. Prin urmare, oricare din aplicatii o vei lua te va ajuta sa iti faci treaba intr-un final. Totusi sunt cateva aspecte care conteaza si care pot fi determinante in alegere. Cel mai mult conteaza calitatea implementarii aplicatiei, si spre norocul celui care trebuie sa aleaga, aici sunt ceva diferente …

Despre metodologia de implemetare, eBS vs SAP

In cazul implementarilor SAP exista o metodologie bine pusa la punct, avand ca punct de plecare un document de analiza, ce inglobeaza toate cerintele clientului, numit BBP (acronimul de la Business Blue Print). Acest document, foarte complex de altfel, este cheia intregii implementari de SAP, pentru ca pe baza acestui document se va realiza intreaga configurare a aplicatiei. Daca analiza s-a facut bine, lucrurile ies perfect, iar implementarea un succes.

Ar fi ideal nu-i asa? Dar, din pacate lucrurile nu stau tocmai asa, pentru ca acest document de analiza BBP, este greu de parcurs si de inteles, mai ales pentru cineva care nu a mai avut experienta cu un sistem integrat de tip ERP. Practic este imposibil sa se ajunga la o solutie de analiza care sa fie conforma cu realitatea. Sa va spun ce se intampla in realitate. In majoritatea cazurilor, documentele de analiza BBP sunt validate de catre client, fara ca sa fie intelese, sau poate sunt intelese doar partial, dupa care se trece la etapa de configurare si la maratonul efectuarii testelor. Atunci vine momentul cand se descopera faptul ca procesele care au fost configurate nu sunt tocmai cele dorite de catre client. Astfel ca se ajunge la reluari de etape analiza, configurare, testare, extreme de costisitoare si intarzieri greu de recuperat pentru client. Au fost cazuri, in care diferentele intre cerintele clientului si sistemul configurat erau asa de mari, incat singura solutie ramasa a fost reimplementarea intregului sistem informatic.

Pe de alta parte, in cazul eBS, metodologia de implementare presupune parcurgerea etapelor de analiza, configurare si testare, in 3 sau ma multe iteratii, ceea ce conduce din aproape in aproape, la solutia dorita de catre client. Desfasurarea acestor etape are loc in sedinte comune, clientul utilizator impreuna cu consultantul de implementare, cu aplicatia eBS in fata, acestea etapa purtand denumirea de CRP (Conference Room Pilot).

Trecand peste detalii, as vrea sa evidentiez cateva dintre avantajele majore ale metodologiei de implementare eBS.

In primul rand clientul se obisnueste cu aplicatia inca de la prima intalnire, iar instruirea si formarea key-userilor se face in acelasi timp. Apoi, in ceea ce priveste analiza cerintelor, riscurile de a face greseli majore sunt foarte mici, efortul pentru configurare este minim si, in caz de nevoie, permite intoarcea la analiza si configurare cu costuri minime si fara intarzieri. Deasemenea, un aspect foarte important, efortul pentru client este dozat egal in timp, existand o atmosfera relaxanta si fara stres.

Prin urmare, concluzia este ca, in implemetarea unei aplicatii eBS, vei avea mult mai multe sanse sa ajungi la o solutie dorita, decat iti permite implementarea SAP si in plus costurile sunt mult mai mici, in conditii de risc si stres minime.

Despre personalizarea aplicatiilor

Avand in vedere aspectele specifice spatiului economic romanesc, in mod inevitatabil, la orice aplicatie vei alege, fie ea eBS sau SAP, vei avea nevoie de rapoarte specifice sau formulare customizate. In timp ce in eBS poti sa iti personalizezi si sa iti creezi propriile tale forme si rapoarte, foarte simplu din configurare sau in cazul rapoartelor, prin editarea in MS Word a unor machete, in SAP este practic foarte dificil si costisitor. Pare incredibil insa, in SAP, pentru a face orice mica modificare de text la un raport/formular, ai nevoie de programator in ABAP, ABAP fiind un tool SAP invechit si dificil de utilizat, folosit pentru modificari de programe SAP, astfel ca orice fel de adaptari in SAP, sunt extrem de costisitoare.

In concluzie, eBS este mult in fata SAP, in ceea ce priveste posibilitatile pe care le ofera de personalizare si configurare a aplicatiei pe gustul si spre satisfactia clientului, la costuri si durate mult mai mici decat in SAP.

Costuri mai putin vizibile

Asa cum mentionam si mai devreme, calitatea aplicatiei este greu de evaluat de catre client, iar alegerea aplicatiei de cele mai multe ori, nu se face pe criterii de calitate. Interesant, nu-i asa? Pai atunci hai sa vedem care sunt criteriile in baza carora, firmele din Romania si-au ales aplicatia:

1.     Reprezentante ale unor firme multinaltionale si-au implementat acelasi sistem informatic, la fel ca la firmele mama, ceea ce este absolut normal. Avand in vedere faptul ca in Romania sunt foarte multe firme filiale ale unor firme din Germania, este usor de inteles ca la aceste firme vom da peste SAP.

2.     Un alt criteriu este legat de cost. Din toate timpurile de cand a fost inventat comertul au existat reducerile. Acelasi lucru l-a facut si SAP, prin asa numitul “SAP All in One” (SAiO), care vine initial un cost redus, datorita faptului ca este un sistem SAP preconfigurat cu un set de functionalitati standard, insa ulterior costurile suplimentare de implementare cresc, datorita adaptarilor. Oare de ce? Cei care isi pun problema sa achizitioneze un SAP – All in One, trebuie sa se gandeasca foarte bine inainte, pentru ca acele functionalitati standard sunt de fapt niste functionalitati ideale care nu se vor putea aplica intr-o firma, dacat cu modificari si adaptari de configurare ale aplicatiei, ceea ce inseamna costuri suplimentare de implementare care in majoritatea cazurilor sunt mai mari decat costurile initiale.

3.     In alte situatii, recomandarea unui furnizor principal cu care colaboreaza firma din Romania, a fost de multe ori hotaratoare si se cunosc exemple in acest sens.

In final va las pe voi sa cantariti avantajele/dezavantajele si sa trageti concluziile.

Si mai vin cu o intrebare: oare ce trebuie facut ca lucrurile sa se imbunatateasca?

De ce Oracle eBS?

Am o afacere in crestere. Am puncte de lucru in mai multe localitati. Vreau sa am posibilitatea sa monitorizez in timp real activitatea acestora, sa am in cel mai scurt timp informatii exacte despre vanzarile zilnice, despre articolele vandute si volumul vanzarilor.

Fiecare subunitate isi gestioneaza evidenta contabila proprie, vreau ca economistii mei sa imi poata furniza in cel mai scurt timp informatii de sinteza la nivel de firma, sa poata genera cat mai usor evidenta contabila cumulata a firmei.

Dinamica activitatii este mare. Am nevoie sa obtin in cel mai scurt timp informatii privind veniturile si cheltuielile reale ale firmei. Aceste informatii sunt vitale pentru a evalua eficienta activitatii in diversele sectoare, pentru a lua in timp util deciziile necesare.

Ce trebuie sa stim despre Oracle eBS?

Cand cumparam o masina stim ce avem de facut pentru intretinerea ei.

- Ne asiguram pentru evenimente neprevazute.

- Verificam periodic uleiul, inlocuim piesele uzate conform cartii tehnice.

- Cand apar probleme apelam la un mecanic cu recomandari bune .

- Pentru probleme serioase mergem la reprezentanta producatorului. Acolo gasim piese originale si specialisti bine pregatiti.

Motorul de date

Aceste sisteme se bazeaza pe un motor pentru stocarea, prelucrarea si regasirea datelor afacerii mele, un motor de baze de date. Toti utilizatorii, indiferent de locatia in care se afla, acceseaza o baza de date centralizata.

Pentru ca datele stocate sunt vitale pentru functionarea afacerii mele, este foarte important sa le stiu in siguranta, sa le stiu gestionate de un motor stabil in functionare, capabil sa ofere solutii de regasire a datelor in caz de incidente neprevazute

Cum aleg motorul de date? Il aleg dupa volumul datelor prelucrate in prezent. Dar ma gandesc si la viitor, sa fie capabil sa imi satisfaca cerintele si peste un an sau doi si in continuare.

Exista o vorba la romani: “suntem prea saraci ca sa cumparam lucruri ieftine”. Daca aleg un produs ieftin pot avea pe moment satisfactia ca am economisit niste banuti. Pentru cat timp? Produsele ieftine se strica mai des, trebuie sa le repar tot mereu. Dupa mai multe reparatii va trebui sa ma orientez inspre un produs de calitate, chiar daca este mai scump. Imi fac socoteala si constat ca am pierdut banii investiti in produsul ieftin, ca trebuie sa investesc in altceva si sa reiau efortul de a invata oamenii sa utilizeze noul produs.

Daca aleg un produs ieftin imi voi da seama in scurt timp ca nu ofera solutii pentru toate situatiile care apar in afacerea mea. Ce variante am: trebuie sa iau legatura cu proiectantul pentru a solicita noi functionalitati. Toate acestea inseamna timp si bani, iar eu sunt presat de timp. In plus, proiectantul nu este incantat sa dezvolte functionalitati noi special pentru afacerea mea. Ma taxeaza suplimentar daca nu are aceleasi solicitari de la mai multe firme, pentru a-si valorifica efortul la mai multi clienti.

Mi-a vorbit un prieten despre produsul utilizat in firma lui. Si-a ales motorul cel mai performant pe plan mondial pentru stocarea si gestionarea datelor, Oracle. II este foarte important sa stie datele in siguranta.

Colaboreaza cu un specialist pentru a se asigura ca datele se salveaza zilnic, pentru a controla unde se regasesc aceste salvari, pentru a monitoriza activitatea cand apar probleme in viteza de raspuns. Pentru a limita accesul la date in functie de pozitia fiecarui utilizator.

Implementarea

Prietenul meu mi-a explicat ca exista aplicatii care functioneaza cu motorul de date ales. Aplicatii care s-au dezvoltat si perfectionat in timp, care functioneaza pentru firme din intreaga lume si solutioneaza situatiile complexe aparute in toate aceste firme: suita de aplicatii de business eBS (e-Business Suite).

Firma proiectanta, Oracle, are reprezentanta si in tara noastra. In plus, colaboreaza cu firme care au pus bazele unor colective de specialisti in activitate financiar – contabila si in informatica, specialisti care vin si analizeaza activitatea firmei mele, identifica procesele curente si le transpun in sistemul informatic. Acesti specialisti, consultantii ERP, au la activ ani buni de experienta in domeniul sistemelor informatice, au crescut alaturi de cateva generatii de sisteme informatice si cunosc problemele care se pun si solutiile potrivite.

In calitate de manager, prietenul meu a desemnat un angajat al firmei sa asimileze si sa stapaneasca sistemul informatic, sa poata raspunde intrebarilor utilizatorilor care il folosesc zi de zi, sa cunoasca activitatea firmei si felul in care aceasta este transpusa in aplicatie, pentru a avea certitudinea ca activitatea este sub control.

Legislatia financiar – contabila se modifica in permanenta. Codul fiscal aduce modificari an de an. Apare necesitatea unor situatii noi. Este bine sa ma gandesc si la asta. Exista abonamente anuale care ofera acces la actualizarile aduse aplicatiei si la baza de date de cunostinte legate de aplicatie. Mentinand colaborarea cu consultantii ERP, acestia le instaleaza si asigura buna functionare a aplicatiei.

In cat timp asimileaza utilizatorii noul sistem informatic?

Stim cu totii care este reactia generala a omului la nou: este o reactie de respingere. Un sistem informatic nou inseamna un efort suplimentar pentru intelegerea si deprinderea lui, inseamna un efort suplimentar in perioada in care functioneaza ambele sisteme in paralel, sistemul vechi urmand sa iasa din uz, iar cel nou pregatindu-se sa intre in functiune.

Nu putem ignora acest aspect, utilizatorul asimileaza sistemul in timp. Pe masura ce lucreaza i se clarifica metoda de lucru si i se consolideaza cunostintele. I se largeste orizontul cunoasterii si va fi pregatit sa asimileze cunostinte si aspecte noi.

Asimilarea cunostintelor de catre utilizator se face pe nivele:

• nivelul de baza se refera la modul de operare, la cunoasterea modului de introducere a documentelor primare
• pe nivelul urmator utilizatorul invata sa utilizeze instrumentele de regasire a datelor: ecrane de consultare, rapoarte, se familiarizeaza cu corelatia dintre acestea si stie sa isi regaseasca informatiile dorite
• pe nivelul urmator utilizatorul intelege legatura intre modulele aplicatiei si situatii mai complexe

Utilizatorii sunt constienti ca utilizeaza un sistem complex si este vizibila satisfactia lor pentru faptul ca au reusit sa-l inteleaga si sa-l asimileze. Le creste increderea in fortele proprii.

Ce trebuie sa avem in vedere cand intentionam sa achizitionam un sistem informatic de tip ERP? Business Intelligence

Este Oracle EBS obiectivul final in dezvoltarea informatica?

Rolul de baza al Oracle EBS este sa stocheze informatia din documentele primare, sa faca legatura cu contabilitatea generala, generand automat notele si situatiile contabile.

Nivelul urmator este obtinerea informatiilor de sinteza pentru managementul firmei. Aceste sinteze se obtin folosind o aplicatie specializata pe raportari, o aplicatie de Business Intelligence, inteligenta afacerii, care preia datele din baza de date EBS, daca este nevoie si din alte sisteme, apoi le grupeaza si le centralizeaza dupa criteriile dorite.