Doresc sa mai vorbesc putin despre Managementul Documentelor si una dintre proprietatile mele preferate: Sabloane si Managementul Sabloanelor.

Ce imi place mie la sabloane? Multe lucruri, dar mai ales urmatoarele calitati:

• Definirea de stiluri pentru sabloane bazate pe „Office”
• Definirea si utilizarea Metadatelor
• Utilizarea unei singure locatii de stocare pentru sabloane
• Legatura dintre sabloane si procese

Definirea de stiluri pentru sabloane bazate pe „Office”

Stilurile in Office sunt asemanatoare cu stilurile CSS pentru o pagina web. Ele definesc aspectul si comportamentul unui document iar prin inlocuirea unui sablon de stil pot sa schimb complet aspectul documentului meu.

Un bun sablon poate avea toate stilurile predefinite de care aveti nevoie, care pot fi alese dintr-o lista, deci nu mai exista dureri de cap (sau cel putin sunt mai putine) in ceea ce priveste formatarea textului dumneavoastra. Trebuie doar sa alegeti stilul (cum ar fi antet 1) iar majoritatea lucrurilor sunt rezolvate.

Desigur multe documente mai trebuie imbunatatite in ceea ce priveste definirea stilurilor. Oportunitatea exista, trebuie doar sa o folosim.

Definirea si utilizarea Metadatelor

Metadatele sunt inca o unealta puternica in combinatie cu sabloanele. Poate sa existe ca si marcaje in interiorul documentului iar printr-o simpla actualizare, documentul poate avea anumite rubrici completate deja precum Nume Client, Nume Proiect etc…Deci o mare parte a lucrului este deja facut. Metadatele ajuta la categorisirea de documente si usureaza gruparea si gasirea lor. Aceasta proprietate functioneaza cel mai bine daca este combinata cu o platforma buna pentru managementul documentelor cum ar fi SharePoint sau Oracle WebCentre.

Definirea metadatelor este o arta. Exista un echilibru fin intre a avea prea multe marcaje in document si a fi prea general. Ajuta sa va asigurati ca sunt definite si gestionate metadatele intr-un punct central. O practica buna este utilizarea de optiuni predefinite unde este posibil si gasirea unui responsabil pentru mentenanta.

Utilizarea unei singure locatii de stocare pentru sabloane

Imi dau seama ca suna stupid si logic sa spun ca este o idee buna sa fie stocate toate sabloanele in acelasi loc. Din pacate am vazut multe situatii in care acest lucru nu a fost facut. In cele mai multe cazuri, majoritatea sabloanelor nu sunt centralizate si sunt organizate pe departamente sau zona de interes ceea ce inseamna ca apar duplicate si supraincarcari.

Atunci cand se impune folosirea unei singure locatii de stocare oamenii incep sa regandeasca anumite lucruri. De obicei realizeaza ca in situatia in care ei nu gasesc sablonul pe care il cauta, acesta nu exista. Atunci el ar trebui creat.

De asemenea mentinerea identitatii unei companii sau reimprospatarea ei incepe des cu logouri si sabloane. Ce este mai bun decat o privire de ansamblu buna in ceea ce priveste schimbarile care trebuie facute iar in acelasi timp a avea siguranta ca nu exista niciun sablon invechit?

Legatura dintre sabloane si procese

Sablonele pot fi legate dierct de anumite procese. Cel mei elegant mod de a face acest lucru este utilizarea de fluxuri de lucru. Chiar daca nu folositi astfel de automatizari puteti efectiv sa stabiliti de care proces de afaceri apartine un anumit sablon (sau invers), ceea ce poate sa inlature multa confuzie. Nu mai exista nicio scuza in a spune ca nu este clar cine si cand a fost responsabil pentru oferte, contracte, cereri de concediu etc…

Dupa parerea mea sabloanele reprezinta unul dintre elementele de baza a managementului documentelor si sunt o buna alegerea daca doriti o implementare pe etape.

„Managementul documentelor este procesul de gestionare a documentelor astfel incat informatiile sa poata fi create, partajate, organizate si stocate intr-un mod eficient si corespunzator.”

Cand am citit prima oara aceasta definitie a gestionarii documentelor am fost de parere ca suna frumos dar ca eu fac toate aceste lucruri deja. Eu stiu cum sunt organizate documentele mele iar daca cineva are o nelamurire poate sa ma intrebe direct. De ce ar trebui sa formalizez toate aceste procedee?

Dupa aceea am inceput sa realizez care sunt defapt avantajele acestui sistem. Nu este neaparat vorba despre inabilitatea mea de a gestiona documente. Sistemul ar ajuta alte persoane sa vada cum sunt organizate documentele mele si in acelasi timp sa ma ajute pe mine sa fiu mai uniform si consecvent.

Suna bine dar mai exista si alte avantaje. In primul rand devine clar modul in care imi sunt gestionate documentele dar in acelasi timp imi este usurata gestionarea documentelor care provin din alte surse.

Am inceput sa caut caracteristici care ne-ar putea ajuta. Am intocmit o scurta lista cu lucrurile care eu le-am considerat avantajoase:

• Uniformitate in documente prin utilizarea de sabloane
• Sa existe doar o singura varianta (finala) a documentului
• Roluri si responsabilitati clar definite pentru aprobare si revizuire
• Schimbari usor de gestionat

Lista arata bine, dar practic ce inseamna aceste lucruri?

Uniformitate in documente prin utilizarea de sabloane

Este clar ca documentele mele vor arata la fel din momentul in care eu incep sa utilizez un sablon, lucru care ma ajuta sa stiu exact ce sectiuni trebuie sa fie prezente in fiecare document.

Daca doresc sa incep un document nou, trebuie doar sa deschid un nou sablon si sa incep sa scriu. Sau in cazul in care am copiat un document existent am posibilitatea sa verific cu usurinta daca documentul este complet si daca el corespunde cu standardele curente.

Sa existe doar o singura varianta (finala) a documentului

Grozav. S-a intamplat des ca documentul pe care lucram eu sa nu fie ultima varianta. Mai exista si situatia in care se folosea ca referinta varianta pe care o primisera prin email in timp ce documentul evoluase deja.

Acum doar prin postarea unui link catre document stiu ca toata lumea are acces la versiunea cea mai noua.

Roluri si responsabilitati clar definite pentru aprobare si revizuire

Am fost pus destul de des in situatia in care ar fi fost util sa am o varianta revizuita a documentului sau sa am aprobarea de care aveam nevoie de la persoana responsabila.

Procedura ar deveni mai uniforma si transparenta daca se clarifica de ce tip de revizuire sau autorizare au nevoie anumite documente.

Schimbari usor de gestionat

Exista cateva documente care se schimba prea mult. Munca este usurata foarte mult prin implementarea unui bun sistem de gestionare a schimbarilor.

Acestea sunt lucrurile care m-au convins.

Un bun sistem de management al documentelor are mult mai multe optiuni utile cum ar fi semnaturi digitale, separarea dintre aria de munca si cea de publicare, cautare meta data, etc…

Almar