Unul din efectele crizei economice pe piata de business din Romania a fost ca se dezvolta tot mai mult nevoia de claritate in activitate. Evaluarea cantitativa corecta si obtinerea performantei interne sunt conditii necesare pentru mentinerea pe piata a companiilor.

In acest context, iQuest a lansat pe piata romaneasca BusinessBalance, prima aplicatie de Managementul Performantei adresata tuturor companiilor mici si mijlocii care acopera necesitatile business-ului de la nivel strategic pana la nivel operational.

BusinessBalance este flexibila in fata nevoilor specifice  ale companiilor, putand fi implementate doar anumite module din cele 4 pe care le are in componenta: Bugetare, Planificare Strategica, Proiecte si Monitorizare/indicatori de performanta.

BusinessBalance aduce o serie de beneficii utilizatorilor sai:

- accesibilitatea sporita, prin  costuri la nivelul firmelor mici ;

- integrarea Balanced ScoreCard prin care sunt trasati indicatori de performanta aliniati la cele trei niveluri: strategic, tactic si operational;

- generarea de bugete planificate atat financiare cat si non-financiare;

- asigura o planificarea operationala si o evidenta a activitatii pe proiecte a managerilor de la toate nivelele ierarhice;

- un set complet de instrumente: tablouri de bord, rapoarte si publicari, analize ad-hoc, grafice, toate pe platforma Oracle BI,  lider mondial in solutii de Business Intelligence.

iQuest vine in intampinarea clientilor cu mai multe variante de licentiere si implementare pentru solutia BusinessBalance, in functie de proiect si de necesitati.

Discutie cu un director de vanzari: solutia

Instrumentele de care dispuneti în prezent nu sunt portrivite. Şi asta pentru ca sistemul actual are ca scop înregistrarea activitatilor curente, deci satisface nevoile de operare şi raportare ale funcţionarilor. D-voastra doriti  analiza datelor pe diverse subiecte: vânzari, productie, stocuri, financiar, logistică…  şi diverse perspective: produse, timp, geografie, clienţi, furnizori…, iar pentru aceasta intrumentul potrivit este  un sistem Performance Management, bazat pe tehnologie din sfera Business Intelligence (BI).

Ce este si unde apare nevoia  implementarii unui sistem Performance Management bazat pe BI?

BI nu e o aplicaţie sau un produs, ci mai degrabă un sistem care ţine împreună arhitecturi, tehnologii,  aplicaţii şi bine-nţeles, baze de date.  Rolul său este să ofere utilizatorilor, de obicei top manageri sau middle manageri,  acces cât mai simplu, în timp real la datele curente cât şi la datele istorice ale firmei.  Datele istorice pot oferi o valoroasa introspectie asupra activităţilor şi situaţiilor de afaceri, constituind un sprijin real în luarea deciziilor prin informaţii de sinteză, inclusiv cele de comportament şi de previzionare.

De cele mai multe ori, solutiile de Performance Management bazate pe BI sunt folosite pentru:

- Raportări generale, istorice

- Analize pe domenii: vânzari, achiziţii, stocuri, marketing

- Planificare si previzionare

- Analize de costuri, analize de profitabilitate

- Bugetare, consolidare financiară

Cum functioneaza un sistem Performance Management realizat cu tehnologii BI?

Un sistem BI de fapt nu “produce” date, ci preia datele din sistemele operaţionale (ERP, CRM, alte aplicatii din firmă) sau din surse de date externe şi  le reorganizează si uniformizează, în vederea valorificarii lor, în funcţie de subiectele care vor fi supuse analizei.  Datele astfel obtinute vor fi stocate  în depozite şi magazii de date (datawarehouse, data mart), peste care vor acţiona mai multe tipuri de instrumente:

- pentru  interogare şi raportare (reporting and query tools) – una din functiunile principale ale sistemelor BI constă in obtinerea rapida si facila a rapoartelor (mod de lucru on-line) cât si împachetarea şi distribuirea lor utilizatorilor autorizaţi care nu accesează sistemul on-line (publishing).

- pentru  vizualizare (information visualization) – instrumente care ajută la o mai bună vizualizare şi implicit interpretare, a datelor. Forma preferată este în general cea grafică.

- tablouri de bord (dashboards) – o interfată utilizator care prezintă într-o formă cât mai simplă şi intuitivă informaţiile.

- minerit in date (data mining) – extrag informaţiile ascunse din bazele de date, prin identificarea diferitelor şabloane pe care datele din bazele de date le respectă.

- sisteme de alertare si notificare (alerting and notification systems) – functionează proactiv, oferind informaţii pe baza unor criterii prestabilite (mesaje via e-mail, sms), imediat ce condiţiile setate au fost îndeplinite.

Ce avantaje ofera un sistem Performance Management realizat cu tehnologii BI?

Avantajele implementarii unui astfel de sistem ar putea fi rezumate astfel:

- rapoarte actualizate, obtinute  mai rapid, de cele mai multe ori fără costuri suplimentare IT.

- imbunatatirea procesului decizional şi a comunicarii intre departamentele din firma.

- imbunatatirea relaţiei cu partenerii de afaceri (furnizori sau clienti).

- economii din timpul de lucru al angajatilor, acestia având datele gata prelucrate şi actualizate.

- economii de costuri IT.

Discutie cu un director de vanzari: problema

In ultima perioada am inregistrat o scadere in volumul de vanzari la segmentul de paste fainoase, mai mare decat cea prognozata de 5-10% si din pacate nu am la dispozitie unelte care sa ma ajute sa realizez un istoric pe gama de produse, zona pe care am sesizat ca ar exista scaderi mai mari ar fi Moldova si Dobrogea, pe prima din zone la pastele lungi, in cea de-a doua la pastele scurte. Pe aceste zone exista competitori puternici si nu gasesc solutii de a-i contracara.

Deasemenea am constatat o crestere de costuri la ambalaje datorata deselor schimbari de produse de ambalat,nu am un program clar de productie, lucram doar pe comenzile intrate si nu reusim sa realizam o optimizare a procesului de productie.

Pe partea de livrari inregistram costuri ridicate deoarece nu putem  efectua transporturi optimizate, comenzile sunt mici in zonele mai sus amintite, pentru a le acoperi  suntem nevoiti sa concepem trasee lungi, nu gasim retururi la camioane, intarziem livrarile datorita productiei, nu sunt gata cateva sortimente din cele comandate de parteneri. Toate acestea duc inevitabil la intarzieri in incasarea facturilor si partenerii sunt si ei nemultumiti pentru ca pierd comenzile venite de la clientii lor.

Rapoartele pe care le solicit le primesc destul de greoi, sunt generate din surse eterogene de informatie, si nu am siguranta ca informatiile sunt corecte. Ar fi de mare ajutor sa beneficiez de o solutie informatica cu care sa am garantia ca rapoartele sunt corecte

O parte din clientii pe care ii avem de cativa ani incep sa-si manifeste nemultumirea pentru produsele companiei: pretul il doresc mai mic la unele produse , timpii de livrare devin prea mari pentru a putea readuce vanzarea pe un trend crescator. Cred ca este nevoie de o solutie care sa-mi permita o mai buna organizare a afacerii , capacitatea de a face predictii si strategii in functie de conditiile schimbatoare ale pietei.

Urgenta in rezolvarea situatiilor pe care le-am descris mai sus, cere  un program care sa poata fi implementat rapid si care sa-mi ofere informatia consistenta si completa, necesara pentru luarea unei decizii fundamentate, in timp util.

Ceea ce doresc de la o astfel de solutie de performance management este sa obtin o mai mare transparenta a informatiilor, responsabilizarea colegilor si nu in ultimul rand o eficientizare a activitatii pe:

- vanzari

- logistica

- livrari

- productie