Necesitatea si avantajele unor sisteme de Performance Management: probleme si solutii (2)

Discutie cu un director de vanzari: solutia

Instrumentele de care dispuneti în prezent nu sunt portrivite. Şi asta pentru ca sistemul actual are ca scop înregistrarea activitatilor curente, deci satisface nevoile de operare şi raportare ale funcţionarilor. D-voastra doriti  analiza datelor pe diverse subiecte: vânzari, productie, stocuri, financiar, logistică…  şi diverse perspective: produse, timp, geografie, clienţi, furnizori…, iar pentru aceasta intrumentul potrivit este  un sistem Performance Management, bazat pe tehnologie din sfera Business Intelligence (BI).

Ce este si unde apare nevoia  implementarii unui sistem Performance Management bazat pe BI?

BI nu e o aplicaţie sau un produs, ci mai degrabă un sistem care ţine împreună arhitecturi, tehnologii,  aplicaţii şi bine-nţeles, baze de date.  Rolul său este să ofere utilizatorilor, de obicei top manageri sau middle manageri,  acces cât mai simplu, în timp real la datele curente cât şi la datele istorice ale firmei.  Datele istorice pot oferi o valoroasa introspectie asupra activităţilor şi situaţiilor de afaceri, constituind un sprijin real în luarea deciziilor prin informaţii de sinteză, inclusiv cele de comportament şi de previzionare.

De cele mai multe ori, solutiile de Performance Management bazate pe BI sunt folosite pentru:

- Raportări generale, istorice

- Analize pe domenii: vânzari, achiziţii, stocuri, marketing

- Planificare si previzionare

- Analize de costuri, analize de profitabilitate

- Bugetare, consolidare financiară

Cum functioneaza un sistem Performance Management realizat cu tehnologii BI?

Un sistem BI de fapt nu “produce” date, ci preia datele din sistemele operaţionale (ERP, CRM, alte aplicatii din firmă) sau din surse de date externe şi  le reorganizează si uniformizează, în vederea valorificarii lor, în funcţie de subiectele care vor fi supuse analizei.  Datele astfel obtinute vor fi stocate  în depozite şi magazii de date (datawarehouse, data mart), peste care vor acţiona mai multe tipuri de instrumente:

- pentru  interogare şi raportare (reporting and query tools) – una din functiunile principale ale sistemelor BI constă in obtinerea rapida si facila a rapoartelor (mod de lucru on-line) cât si împachetarea şi distribuirea lor utilizatorilor autorizaţi care nu accesează sistemul on-line (publishing).

- pentru  vizualizare (information visualization) – instrumente care ajută la o mai bună vizualizare şi implicit interpretare, a datelor. Forma preferată este în general cea grafică.

- tablouri de bord (dashboards) – o interfată utilizator care prezintă într-o formă cât mai simplă şi intuitivă informaţiile.

- minerit in date (data mining) – extrag informaţiile ascunse din bazele de date, prin identificarea diferitelor şabloane pe care datele din bazele de date le respectă.

- sisteme de alertare si notificare (alerting and notification systems) – functionează proactiv, oferind informaţii pe baza unor criterii prestabilite (mesaje via e-mail, sms), imediat ce condiţiile setate au fost îndeplinite.

Ce avantaje ofera un sistem Performance Management realizat cu tehnologii BI?

Avantajele implementarii unui astfel de sistem ar putea fi rezumate astfel:

- rapoarte actualizate, obtinute  mai rapid, de cele mai multe ori fără costuri suplimentare IT.

- imbunatatirea procesului decizional şi a comunicarii intre departamentele din firma.

- imbunatatirea relaţiei cu partenerii de afaceri (furnizori sau clienti).

- economii din timpul de lucru al angajatilor, acestia având datele gata prelucrate şi actualizate.

- economii de costuri IT.